프랜차이즈 가맹점 발주, 매장이 늘어날수록 본사가 바빠지는 이유

“아직 발주 안 한 매장이 어디죠?”

오전 10시, 프랜차이즈 본사 담당자가 가맹점 주문을 확인합니다.

A매장은 카카오톡으로 주문했고, B매장은 엑셀 발주서를 보냈습니다.

C매장은 전화로 주문했는데, D매장은 아직 연락이 없습니다.

담당자는 매장별 주문을 정리하다가 D매장에 전화를 겁니다.

“점주님, 오늘 발주 안 하셨나요?”

“아, 깜빡했네요. 지금 카톡으로 보낼게요.”

가맹점이 5곳일 때는 괜찮았습니다. 그런데 30곳, 50곳으로 늘어나자 주문을 확인하는 것만으로도 오전이 지나갑니다.

매출을 늘리려고 가맹점을 확장했는데, 본사의 주문관리 업무도 함께 늘어난 것입니다.

프랜차이즈 본사의 발주관리는 어떻게 개선할 수 있을까요?

이번 글에서는 카페·식자재·생활용품 업종에서 발생하는 주문관리 문제와, B2B 주문 플랫폼을 활용한 개선 방식을 살펴보겠습니다.

1. 가맹점이 늘어나면 왜 주문관리가 어려워질까요?

가맹점 수가 적을 때는 담당자가 주문내용을 직접 확인하고 처리할 수 있습니다.

하지만 매장이 늘어나면 주문량뿐 아니라 주문 방식도 다양해집니다.

본사에서 발생하는 업무	가맹점이 적을 때	가맹점이 늘어났을 때
주문 접수	카카오톡·전화로 관리 가능	여러 채널의 주문 취합
미발주 매장 확인	담당자가 기억	매장별 발주 여부 확인 필요
상품·수량 확인	개별 확인 가능	입력 오류·누락 위험 증가
ERP 주문 입력	수작업으로 처리 가능	반복 입력 업무 증가
출고 일정 관리	개별 안내	마감시간·출고일정 관리 복잡
정산·미수 확인	거래처별 확인	매장별 거래조건 관리 필요

문제는 단순히 주문 건수가 많아지는 것이 아닙니다.

어느 매장이 무엇을 주문했는지, 주문이 확정됐는지, 출고는 진행됐는지를 한곳에서 확인하기 어렵다는 점입니다. 주문 채널이 흩어지는 구조는 B2B 주문관리 가이드와 같습니다.

2. 카페 프랜차이즈: 발주하지 않은 매장을 찾는 것도 업무일까요?

카페 프랜차이즈를 운영한다고 가정해 보겠습니다.

각 매장은 원두, 시럽, 컵, 빨대 등 필요한 물품을 본사에 발주합니다.

그런데 매장마다 주문 방식이 다릅니다.

어떤 점주는 카카오톡으로 주문하고, 다른 점주는 엑셀 파일을 보냅니다.

담당자는 발주 마감시간이 다가오면 주문하지 않은 매장에 연락합니다.

“오늘 원두 발주하셔야 하지 않나요?”

이런 업무가 반복되면 본사는 주문을 처리하는 것뿐 아니라 주문 여부를 확인하는 데에도 시간을 사용하게 됩니다.

기존 방식	주문 시스템 활용 시
매장마다 다른 채널로 발주	지정된 주문 화면에서 발주
발주 여부를 수작업으로 확인	매장별 접수된 주문 확인
상품명·수량을 메시지로 전달	상품 선택 후 수량 입력
담당자가 주문정보를 정리	주문내역을 목록으로 관리
주문 확인을 위해 전화	주문 상태를 시스템에서 확인

가맹점이 직접 주문하도록 운영하면 본사 담당자가 주문내용을 다시 정리하는 업무를 줄일 수 있습니다.

다만 발주하지 않은 매장을 자동으로 찾아 알림을 보내는 기능이 필요한 경우에는 해당 기능의 제공 여부를 별도로 확인해야 합니다.

모바일 발주 사례

3. 식자재 프랜차이즈: 주문은 받았는데 재고가 없다면?

이번에는 식자재를 공급하는 프랜차이즈 본사입니다.

가맹점에서 냉동식품 10박스를 주문했습니다.

본사 담당자는 주문을 확인하고 ERP에 입력합니다.

그런데 창고에서 연락이 옵니다.

“해당 상품은 현재 재고가 6박스밖에 없습니다.”

담당자는 다시 가맹점에 연락해 수량을 조정해야 합니다.

이런 상황에서는 주문 접수와 재고 확인이 따로 이루어지는 것이 문제가 될 수 있습니다.

발생하는 문제	개선 방향
재고를 확인하지 않고 주문 접수	주문 화면에 재고정보 제공
ERP에 주문정보 재입력	주문 데이터 ERP 연동
품절상품 주문 접수	품절 상태 관리
상품코드가 시스템마다 다름	품목코드 매핑·기준정보 정리
출고 가능 수량을 전화로 안내	재고·주문정보 공유

이카운트 ERP를 사용하는 기업이라면 기존 재고정보를 주문 플랫폼과 연결하는 방식을 검토할 수 있습니다.

다만 재고 동기화 주기와 실제 주문 가능 수량의 판단 기준은 회사의 운영 방식에 맞게 설정해야 합니다.

재고 연동 사례 · 텍스트 주문 사례 · 연동 세팅 가이드

4. 생활용품 프랜차이즈: 거래처마다 가격이 다르다면?

생활용품이나 잡화를 공급하는 기업은 거래처마다 판매조건이 다른 경우가 있습니다.

A가맹점에는 기본 공급가를 적용하고, B가맹점에는 별도 계약단가를 적용합니다.

일부 거래처에는 특정 상품만 공급하기도 합니다.

이런 정보를 엑셀로 관리한다면 담당자는 주문을 받을 때마다 거래조건을 확인해야 합니다.

관리 항목	수작업 관리	B2B 주문 플랫폼 활용
거래처별 단가	엑셀·메모 확인	거래처별 적용 단가 관리
주문 가능 상품	담당자 확인	상품 공개·주문 조건 설정
주문내역	파일·메시지 취합	거래처별 주문 조회
결제조건	별도 확인	결제 및 거래조건 관리
주문 상태	전화·메시지 안내	시스템에서 상태 확인

거래처별 가격과 조건이 복잡하다면 주문 시스템을 선택할 때 단순한 주문 접수 기능뿐 아니라 거래처 관리 기능을 함께 살펴봐야 합니다.

5. 프랜차이즈 본사는 어떤 주문 시스템을 선택해야 할까요?

모든 프랜차이즈 본사에 별도의 주문 플랫폼이 필요한 것은 아닙니다.

현재 ERP나 기존 주문 시스템으로 충분히 관리할 수 있다면 이를 유지하는 것도 합리적입니다.

현재 운영 상황	우선 검토할 방법
매장 수가 적고 주문 방식이 일정함	기존 방식 유지
이카운트 C-Portal을 잘 사용 중	기존 C-Portal 활용
카카오톡·전화 주문이 많음	가맹점 전용 주문 플랫폼
매장별 공급단가가 다름	거래처별 단가관리 기능
주문정보를 ERP에 다시 입력함	ERP 주문 연동
카드결제와 미수금 관리가 필요함	결제·주문 제한 기능
가맹점이 모바일 발주를 선호함	모바일 주문 환경

핵심은 새로운 프로그램을 도입하는 것이 아니라 본사와 가맹점이 모두 편리하게 사용할 수 있는 주문 방식을 만드는 것입니다.

6. 큐넥터는 프랜차이즈 발주관리에 어떻게 활용할까요?

큐넥터(Qnector)는 판매자와 구매자가 함께 사용하는 B2B 주문 플랫폼입니다.

프랜차이즈 본사를 판매자로, 가맹점을 구매자로 연결해 주문을 관리하는 방식으로 활용할 수 있습니다.

큐넥터 기능	프랜차이즈 활용 사례
거래처 승인	본사가 가맹점의 거래관계 관리
전자카탈로그	가맹점에 공급상품 안내
모바일 주문	점주가 매장에서 직접 발주
거래처별 판매단가	가맹점별 공급가격 적용
주문 상태관리	본사·가맹점의 주문 진행 확인
주문 알림	주문 접수 시 담당자 알림
카드결제	가맹점의 카드결제 지원
미수금 기반 주문 제한	거래조건에 따른 추가 주문 관리
이카운트 ERP 연동	가맹점 주문정보 ERP 전송

예를 들어 가맹점에서 큐넥터를 통해 원두와 시럽을 주문하면 본사는 해당 주문을 확인하고, 연동 설정에 따라 이카운트 ERP로 전송할 수 있습니다.

기존 ERP를 교체하지 않고도 가맹점의 주문 접수 방식을 개선할 수 있는 것입니다.

7. 전 가맹점이 한 번에 바꿔야 할까요?

가맹점이 많을수록 새로운 주문 방식을 한 번에 적용하기는 어렵습니다.

따라서 일부 매장부터 시범 운영하면서 단계적으로 확대하는 방법을 고려할 수 있습니다.

단계	진행 내용
1단계	현재 주문 채널과 발주 업무 분석
2단계	일부 가맹점에서 모바일 발주 시범 운영
3단계	주문 누락·입력시간·사용률 확인
4단계	거래처별 단가·재고·ERP 연동 적용
5단계	다른 가맹점으로 확대

이때 카카오톡을 완전히 없앨 필요는 없습니다. 카톡과 엑셀을 어디까지 쓸지는 카톡·엑셀 수발주 글에서도 볼 수 있습니다.

긴급한 문의나 일반적인 소통은 카카오톡으로 하고, 확정된 발주정보는 주문 시스템에서 관리하도록 운영할 수 있습니다.

카카오톡은 소통에, 주문은 시스템에.

가맹점이 늘어나도 주문관리는 복잡해지지 않도록

프랜차이즈 사업이 성장하면 가맹점 수와 주문량은 자연스럽게 증가합니다.

하지만 매장이 늘어날 때마다 본사 담당자가 주문을 확인하고, 엑셀을 정리하고, ERP에 다시 입력하는 업무까지 같은 비율로 늘어날 필요는 없습니다.

가맹점은 편리하게 발주하고, 본사는 주문정보를 체계적으로 관리하는 것.

프랜차이즈 발주관리에서 먼저 만들어야 할 환경입니다.

기존 이카운트 ERP를 사용하고 있다면 ERP를 교체하기 전에 주문 접수 방식을 개선할 수 있는지 확인해 보세요.

B2B 주문은 큐넥터(Qnector)

다른 업종의 화면은 도입 사례에서 볼 수 있습니다. 현재 발주 방식이 애매하면 상담으로 알려주셔도 됩니다.

큐넥터 알아보기