B2B 주문관리, 카톡·엑셀에서 벗어나는 방법
이카운트는 가입했는데 주문은 여전히 카톡·엑셀인 회사가 많습니다. ERP 자체보다 주문이 ERP까지 이어지지 않는 구조가 원인인 경우가 많습니다. Before→After와 체크리스트로 정리했습니다.
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AI 요약
- 주문은 들어오는데 정리·입력·정산이 사람 손에 묶여 있으면, 거래가 늘수록 누락과 지연이 반복됩니다.
- 주문·알림·재고·정산·ERP를 한 축으로 보면, 한꺼번에 바꾸지 않고 구간별로 넓힐 수 있습니다.
- 자체 방식(카톡·엑셀)이 맞는 경우도 있습니다. 유지 체크리스트와 전환 신호를 나눠 보시면 됩니다.
B2B 주문관리 문의를 주시는 분들 중 상당수가 이미 이카운트·엑셀·카톡을 쓰고 계십니다. 상담에서 자주 듣는 말은 이렇습니다.
“주문은 들어오는데, 정리·입력이 저녁마다 반복돼요.”
“채널이 너무 많아서 어제 그 주문을 못 찾겠어요.”
“C-Portal도 켜 봤는데, 결국 카톡으로 돌아와요.”
ERP가 부족해서가 아닙니다. 주문이 ERP까지 자동으로 이어지지 않는 구조 때문입니다. 아래에서는 주문이 왜 흩어지는지, 무엇을 한 흐름으로 묶으면 되는지, 자체 방식을 유지해도 되는 경우와 넘어가야 할 신호를 체크리스트로 담았습니다.
현장에서는 보통 어떻게 주문을 받나요?
도매·유통·식자재·프랜차이즈 공급에서 반복되는 출발점은 세 가지입니다.
① 카톡·전화·문자
거래처에게는 가장 편합니다. 판매자에게는 형식 없는 메시지가 쌓입니다. 한계와 정리법은 카톡·엑셀 수발주 글에서 더 깊게 다룹니다.
② 엑셀 양식
합계·취합은 쉽지만 파일 관리가 어려워지고, 결국 ERP에 다시 입력합니다.
③ ERP 포털·오픈몰
C-Portal·카페24 등으로 받기 시작해도, 거래처 UX·단가·알림이 안 맞으면 주문이 다시 카톡으로 돌아옵니다. C-Portal 비교는 비교 글, 오픈몰 한계는 폐쇄몰 글을 참고하세요.
왜 B2B 주문은 자꾸 흩어질까요
채널마다 형식이 다릅니다. A는 카톡으로 어제 그거 10박스, B는 엑셀, C는 전화. 담당자가 바뀌면 기준도 바뀝니다. 주문 건수보다 주문 정보가 한곳에 모이지 않는 점이 문제입니다.
흔한 하루 일과는 이렇습니다. 아침 카톡·메일 확인 → 엑셀 정리 → 확인 전화 → 오후·저녁 ERP 입력 → 출고 후 보냈습니다 연락. 거래가 늘수록 사람이 할 일이 점점 늘어납니다.
흩어진 주문의 한계 4가지
① 주문 채널이 여러 곳이라 누락·중복이 발생합니다
카톡·엑셀·전화 중 어디가 실제 주문 채널인지 모호하면, 같은 주문을 두 번 출고하거나 하나를 놓칩니다.
② 알림 받는 채널이 없습니다
ERP 로그인·쪽지로만 알면 현장 담당자는 늦습니다. 봤는지 확인하는 추가 카톡이 업무의 일부가 됩니다.
③ 재고·단가가 주문 화면과 다릅니다
품절인데 받고, 거래처별 단가는 엑셀에만 있으면 CS와 정산 사고가 납니다.
④ ERP 재입력 업무가 부담입니다
주문이 정리돼도 전표 반영이 수작업이면, 피크 시즌에 출고가 밀립니다. 연동 순서는 이카운트 연동 가이드를 보세요.
Before → After, 구간별로 보기
| 구간 | Before (흩어진 상태) | After (한 흐름) |
|---|---|---|
| 주문 | 카톡·전화·엑셀이 섞임 | 거래처가 같은 화면에서 발주 |
| 알림 | ERP 로그인·쪽지·전화로 확인 | 카카오·슬랙·이메일로 즉시 알림 |
| 재고 | 현장 재고와 ERP 재고 숫자가 다름 | 품목·재고를 주문 화면과 맞춤 |
| 정산 | 월말 엑셀·미수 독촉이 별도 업무 | 주문·출고·정산을 같은 흐름에서 확인 |
| ERP | 저녁에 수동 재입력 | 주문 데이터가 ERP로 반영 |
다섯 구간을 한꺼번에 바꿀 필요는 없습니다. 주문 + 알림부터 맞추고, 재고·정산·ERP 순으로 넓히는 회사가 많습니다.
무엇을 연결하면 되나요
채널을 하나 더 두는 일이 아닙니다. 거래처 연결 → 상품·단가 → 주문 → 출고·정산 → 결제·ERP까지, 주문 하나를 업무 프로세스로 연결하는 일입니다.
- 판매자: 알림 → 확인·처리·출고, 거래처별 단가·노출을 한곳에서
- 구매자: 검색·장바구니·이전 주문·배송 조회를 같은 화면에서
특정 거래처만 선결제(카드·계좌이체)를 받으면 미수 독촉이 줄어드는 경우도 있습니다.
그럼에도 카톡·엑셀을 유지해도 되는 경우
- 거래처·주문을 보는 인원이 소수이고 당분간 급증하지 않는다
- 자동 알림·ERP 연동이 당장 필요하지 않다
- 카톡을 임시 접수함으로만 쓰고, 별도 파일에 옮기는 우리 회사만의 규칙이 있다
유지 vs 전환 체크리스트
지금 방식으로 유지해도 무리가 적은 경우
아래 중 3개 이상이면 당장 전면 교체보다 규칙 정비부터 해도 됩니다.
- □ 주문 채널이 사실상 하나(또는 소수)로 관리된다
- □ 담당자 부재 때도 주문 원장을 다른 사람이 바로 확인 할 수 있다
- □ ERP 재입력이 하루 일과에 부담되지 않는다
- □ 누락·중복 출고가 거의 없다
- □ 거래처가 현 방식에 익숙하고 건수가 감당 가능하다
주문 흐름을 바꿔야 할 신호
아래 중 3개 이상이면 수발주 방식을 먼저 점검해 보세요.
- □ 거래가 늘어서 엑셀·카톡방이 더 복잡해졌다
- □ 주문 누락·중복을 사람이 기억하고 처리하고 있다
- □ ERP 숫자와 창고·현장 숫자가 자주 다르다
- □ 담당자 휴가·이직 때 업무가 멈춘다
- □ 거래처마다 주문 방식이 달라 CS가 늘었다
- □ C-Portal 켰는데 거래처가 잘 안 쓴다는 말이 나온다
- □ 저녁마다 카톡→엑셀→ERP 입력이 반복된다
처음부터 다 바꿔야 하나요
아닙니다. 지금 쓰는 이카운트·운영 방식을 유지한 채 주문 접수와 알림부터 시작하는 회사도 많습니다. 프랜차이즈·도매업 패턴은 도입 후기에서도 볼 수 있습니다.
요금은 요금 안내, 사례는 도입 사례에서 확인하세요. 현재 주문 채널만 알려주셔도 상담에서 맞는 구간부터 같이 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문
- 카톡·엑셀만으로 B2B 주문을 받기엔 언제부터 부족한가요?
- 거래처가 늘거나 담당자가 바뀌었을 때 누락·중복이 반복되고, ERP 재입력이 매일 저녁 일과가 되면 구조를 점검하세요. 채널이 세 개 이상(카톡·전화·엑셀)으로 흩어져도 마찬가지입니다.
- ERP가 없어도 B2B 주문관리를 시작할 수 있나요?
- 가능합니다. 주문 접수·알림·거래처별 단가부터 시작하고, 나중에 이카운트 등 ERP 연동을 붙이는 회사가 많습니다. ERP를 사용하고 있지 않아도 구글 시트, 노션과도 연동이 가능합니다.
- 도입까지 보통 얼마나 걸리나요?
- 주문 접수와 알림만 먼저 붙이면 수일~수 주 안에 시작하는 경우가 많습니다. ERP·결제·전 거래처 온보딩까지 넓히면 회사 규모와 데이터 정리 상태에 따라 달라집니다.
- C-Portal만 켜면 주문관리가 끝나나요?
- 조회나 간단한 수발주 목적이면 충분합니다. 거래처 주문 UX·알림·모바일·구매자 주문 조회·ERP까지 필요하면 별도 비교가 필요합니다. C-Portal 비교 글과 카톡·엑셀 한계 글을 함께 보시면 판단이 빨라집니다.
함께 보면 좋은 글
써보면서 이해하는 게 가장 빠릅니다
현재 주문 채널·이카운트 사용 방식만 알려주셔도, 우리 회사에 맞는 수발주 흐름을 함께 잡아 드립니다.