B2B 주문관리, 아직도 카카오톡과 엑셀로 하고 계신가요?

“사장님, 어제 주문한 물건이 안 왔는데요?”

“어제 주문하셨다고요? 잠시만요.”

담당자가 카카오톡을 확인합니다.

거래처 단체방에는 메시지가 수십 개 쌓여 있고, 이메일에는 엑셀 주문서가 들어와 있습니다.

그제야 발견한 메시지 하나.

“지난번 제품 5박스, 내일 오전까지 부탁드립니다.”

주문은 분명 들어왔습니다. 그런데 ERP에는 등록되지 않았습니다.

주문을 받지 못한 게 아니라, 받은 주문을 놓친 것입니다.

B2B 거래에서 이런 문제가 반복된다면 단순히 담당자가 꼼꼼하지 않아서일까요?

오늘은 카카오톡·전화·엑셀로 주문을 관리할 때 발생하는 문제와, 기존 ERP를 유지하면서 주문업무를 개선하는 방법을 알아보겠습니다.

1. 카카오톡과 엑셀, 처음에는 충분히 편리합니다

거래처가 5곳이고 하루 주문이 몇 건 되지 않는다면 카카오톡만큼 간편한 방법도 없습니다.

거래처는 메시지 하나로 주문하고, 담당자는 확인 후 상품을 보내면 됩니다.

엑셀도 마찬가지입니다. 품목과 수량을 정리하고 합계를 계산하기에 익숙한 도구입니다.

그런데 거래처가 늘어나면 상황이 달라집니다.

주문 방식	장점	주문이 늘어날 때의 어려움
카카오톡·문자	빠르고 익숙함	주문 메시지가 대화에 묻힘
전화	즉시 확인 가능	주문내용을 별도로 기록해야 함
엑셀	품목·수량 정리가 편리함	파일 취합·버전 관리가 복잡해짐
이메일	주문서와 자료 보관에 유리	확인 지연·첨부파일 누락 가능
ERP 직접 입력	주문정보를 체계적으로 관리	거래처 주문을 담당자가 다시 입력할 수 있음

문제는 특정 도구가 나쁘다는 것이 아닙니다.

여러 방식으로 들어오는 주문을 하나의 기준으로 관리하기 어렵다는 점입니다.

카카오톡과 엑셀로 받는 범위를 더 보려면 카톡·엑셀 수발주 글이 있습니다. 쇼핑몰 회원 등급으로 단순 할인을 주는 경우와, 정해진 거래처만 주문하는 화면은 역할이 다릅니다. 차이는 오픈몰·폐쇄몰 글에서 볼 수 있습니다.

2. 도매업체 담당자의 하루는 왜 이렇게 바쁠까요?

오전 9시, 거래처 주문을 확인합니다.

A거래처는 카카오톡으로 주문했고, B거래처는 엑셀 파일을 보냈습니다. C거래처는 전화로 추가 주문을 요청합니다.

오전 11시, 주문서를 정리해 ERP에 입력합니다.

오후 2시, 창고에서 연락이 옵니다.

“이 상품 재고가 부족한데요?”

오후 4시, 거래처에서 다시 전화합니다.

“오늘 출고됐나요?”

하루 종일 주문을 처리했지만 실제로는 주문정보를 확인하고 옮기는 업무에 많은 시간을 사용한 셈입니다.

반복 업무	발생할 수 있는 문제
여러 채널의 주문 확인	주문 누락
상품명·수량 수작업 정리	입력 오류
거래처별 단가 확인	가격 적용 오류
ERP 주문 재입력	중복 작업
재고·출고 상태 확인	반복적인 문의
월말 주문내역 취합	정산 지연

가맹점 발주가 채널마다 갈라진 경우는 프랜차이즈 발주 글에서도 볼 수 있습니다. 이러한 업무가 반복된다면 주문관리 방식을 개선할 필요가 있습니다.

3. 주문관리 시스템을 도입하면 무엇이 달라질까요?

B2B 주문관리 시스템의 목적은 카카오톡을 없애는 것이 아닙니다.

주문정보가 들어오는 경로를 정리하고, 주문 이후의 업무를 연결하는 것입니다.

업무 단계	기존 방식	주문관리 시스템 활용
주문 접수	카톡·전화·엑셀	거래처가 직접 주문 등록
주문 확인	메시지·파일 확인	주문 목록에서 확인
판매단가	담당자가 거래조건 확인	거래처별 적용 단가 관리
주문 알림	담당자가 수시로 확인	설정된 채널로 알림
재고 확인	ERP·창고에 별도 문의	연결된 재고정보 활용
ERP 입력	주문내용 수동 입력	주문 데이터 연동
배송 확인	전화·메시지 문의	주문내역·배송정보 조회

모든 기능을 처음부터 도입할 필요는 없습니다.

주문 접수와 알림부터 개선하고, 이후 ERP 연동이나 결제관리까지 단계적으로 확대할 수도 있습니다.

4. ERP를 사용하고 있는데도 주문관리 시스템이 필요할까요?

“우리는 이미 이카운트 ERP를 사용하고 있는데요?”

ERP를 사용하고 있다면 별도의 주문관리 시스템이 필요하지 않을 수도 있습니다.

거래처가 이카운트 C-Portal을 통해 직접 주문하고 있고, 주문 이후의 업무도 원활하다면 기존 방식을 유지하는 것이 합리적입니다. 큐넥터와 어떻게 다른지는 비교 글에서 볼 수 있습니다.

하지만 거래처가 여전히 카카오톡이나 전화로 주문한다면 이야기가 달라집니다.

ERP가 주문을 관리하는 기능을 제공하더라도, 거래처가 실제로 주문하는 방식과 연결되지 않으면 담당자의 수작업은 남기 때문입니다.

현재 상황	우선 검토할 방법
거래처가 ERP 주문 화면을 잘 사용함	기존 ERP·C-Portal 유지
카카오톡 주문이 계속 들어옴	거래처 전용 주문 화면 검토
주문을 ERP에 다시 입력함	주문 데이터 연동
거래처별 판매단가가 복잡함	단가관리 기준 정리
출고 여부를 자주 문의함	주문 상태·배송정보 공유
미수금이 많은 거래처가 있음	주문 제한·결제조건 관리

ERP를 교체하는 것보다 주문을 접수하는 방식을 개선하는 것이 먼저일 수 있습니다.

5. 큐넥터는 이러한 주문업무를 어떻게 개선할까요?

큐넥터(Qnector)는 판매자와 구매자가 함께 사용하는 B2B 주문 플랫폼입니다.

거래처가 직접 상품을 확인하고 주문하면 판매자는 주문관리 화면에서 접수된 내용을 확인할 수 있습니다.

주요 기능	활용 방법
거래처 전용 주문	승인된 거래처가 직접 상품 주문
전자카탈로그	상품정보 확인 및 주문 연결
거래처별 단가	거래처에 맞는 판매가격 적용
모바일 주문	매장·창고에서 스마트폰으로 발주
주문 알림	카카오톡·슬랙·이메일 등 연동
주문 상태관리	주문 진행 상황 확인
카드결제	거래처의 카드결제 지원
미수금 관리	거래조건에 따른 주문 제한
이카운트 연동	접수된 주문정보 ERP 전송

예를 들어 거래처가 큐넥터에서 상품 5박스를 주문하면 판매자는 해당 주문을 확인하고, 연동 설정에 따라 이카운트 ERP로 주문정보를 전송할 수 있습니다. 전송 순서는 이카운트 연동 가이드를 참고하세요.

이를 통해 거래처가 보낸 메시지를 다시 주문서로 작성하는 업무를 줄일 수 있습니다.

다만 실제 연동 범위와 재고 반영 방식은 기업별 설정에 따라 확인해야 합니다.

6. 지금 방식으로 계속 운영해도 괜찮을까요?

모든 기업이 당장 새로운 주문 시스템을 도입할 필요는 없습니다.

아래 표를 기준으로 현재 상황을 확인해 보세요.

확인 항목	현재 방식 유지 가능	개선 검토 필요
주문 채널	1~2개로 안정적	여러 채널에 분산
주문 누락	거의 없음	반복적으로 발생
ERP 입력	업무 부담이 적음	매일 재입력
담당자 부재	다른 직원이 바로 처리	특정 직원만 주문 파악
거래처 수	관리 가능한 수준	계속 증가
주문 상태 문의	많지 않음	전화·메시지가 반복
거래처 주문 편의성	현재 방식에 만족	모바일 주문 등 요구 증가

오른쪽 항목이 많다면 주문관리 방식을 점검할 필요가 있습니다.

다만 거래처 수만으로 시스템 도입을 결정하기보다는 주문량, 오류 발생 빈도, 담당자의 업무시간 등을 함께 확인하는 것이 좋습니다.

7. 주문관리 시스템, 처음부터 모든 기능이 필요할까요?

처음부터 주문·재고·결제·ERP 연동을 모두 구축할 필요는 없습니다.

기업의 상황에 따라 단계적으로 적용할 수 있습니다.

단계	우선 개선할 업무	기대 효과
1단계	거래처 직접 주문	주문 취합 업무 감소
2단계	주문 알림·상태관리	확인 전화 감소
3단계	상품·단가·재고 관리	주문정보 불일치 감소
4단계	ERP 주문 연동	중복 입력 감소
5단계	카드결제·거래조건 관리	결제·미수 관리 효율화

특히 처음 도입하는 기업이라면 일부 거래처부터 시범 운영하면서 실제로 주문 시스템을 사용하는지 확인하는 것이 좋습니다.

주문 시스템을 만드는 것보다 거래처가 사용하도록 만드는 것이 더 중요하기 때문입니다.

주문이 늘어도 담당자의 일이 함께 늘어나지 않도록

카카오톡과 엑셀은 익숙하고 편리한 도구입니다.

하지만 주문량이 늘어날수록 메시지를 확인하고, 파일을 정리하고, ERP에 다시 입력하는 업무까지 함께 늘어난다면 주문관리 방식을 바꿀 시점일 수 있습니다.

중요한 것은 새로운 시스템을 무조건 도입하는 것이 아닙니다.

거래처가 편리하게 주문하고, 판매자는 주문정보를 한곳에서 관리할 수 있는 환경을 만드는 것입니다.

기존 이카운트 ERP를 사용하고 있다면 ERP를 교체하지 않고도 주문 접수 방식을 개선할 수 있습니다.

카카오톡은 소통에, 주문은 시스템에.

B2B 주문은 큐넥터(Qnector)

요금은 요금 안내, 화면은 도입 사례에서 볼 수 있습니다. 현재 주문 채널이 애매하면 상담으로 알려주셔도 됩니다.

큐넥터 알아보기